AstrumX


primeiro software comercial que permite às empresas identificar e avaliar os registros (documentos arquivísticos) produzidos e recebidos no exercício de suas atividades. O AstrumX permite que os usuários identifiquem e avaliem as suas atividades à medida que as suas necessidades mudam e os seus negócios evoluem. Pode ser personalizado para atender as necessidades de um departamento específico, mas é abrangente para atender toda a empresa. Foi projetado para atender as necessidades imediatas e evoluir com a sua empresa ao longo do tempo.

Identificação

Módulo de Identificação permite a elaboração do Plano de Classificação: instrumento que permite descrever hierarquicamente os processos de trabalho da instituição e seus registros, os quais são agrupados em conjuntos documentais que possuem os mesmos requisitos.

Avaliação

Módulo de Avaliação garante o levantamento de todos os requisitos para gerenciamento dos registros e permite a elaboração do Manual de Tipologia Documental.






 

Os instrumentos elaborados por meio do ASTRUM X são essenciais para implantação de políticas de Gestão Documental, Segurança da Informação, Gestão da Qualidade, ECM e Repositórios Confiáveis.

O AstrumX foi construído utilizando Framework e API para desenvolvimento e integração, visando viabilizar componentes nativo para integração com aplicações e plataformas de terceiros, tais como: soluções de ECM e RM.


Sobre o AstrumX

 

Definitivamente, eliminar papel ou digitalizar todo o seu acervo não é a solução!

Sua instituição possui controle sobre todas as informações produzidas e recebidas? O volume de papéis e informações é algo comum para a sua empresa?


As informações são vitais para uma empresa, mas se não estiverem organizadas, classificadas e arquivadas, documentos essenciais podem "desaparecer".

Imagine o caos se qualquer elo da cadeia de informação for perdido. E não estamos falando apenas sobre os arquivos de papel, os arquivos eletrônicos, como emails, planilhas, documentos Word e PDF, quando descentralizados, mal organizados ou difíceis de recuperar, podem resultar em retrabalho e perda de tempo e produtividade.

Quando falamos sobre registro, informação ou documento essencial, estamos nos referindo a qualquer dado que seja importante para a organização.

Porque organizar e classificar a informação?

A classificação permite a gestão de todo o ciclo de vida dos documentos, possibilitando a organização das informações de maneira confiável, da entrada até o descarte. Os documentos são armazenados em um repositório único, podem ser pesquisados e com a solução certa, são automaticamente vinculados e associados a sua empresa.

Os documentos externos ao mundo eletrônico, também fazem parte de sua Arquitetura de Informação, eletrônicas ou não, o seu rastreamento é fácil e possibilita ter acesso de forma rápida a documentos críticos da empresa.

A rapidez nas tomadas de decisões exige alta qualidade dos dados armazenados e um eficiente sistema de comunicação, que permita a rápida circulação da informação e do conhecimento, sendo, para isso, indispensável o uso de tecnologia.

 

 

O AstrumX da ISSX



  • AstrumX

    Se o seu setor é o de serviços financeiros, a documentação sobre os empréstimos e as hipotecas é primordial..

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  • AstrumX Identify

    Setor de seguros? Qualquer documento relacionado a um sinistro e ao processamento de sinistros é fundamental, tanto para resultados quanto para o cliente.

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  • AstrumX Assess

    Assistência médica? Tudo o que envolve o paciente, prontuários, receitas etc.

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  • AstrumX

    Qualquer que seja o tamanho da sua empresa, os registros relacionados aos funcionários e a documentos sobre as políticas da empresa são vitais para o departamento de recursos humanos.

    Paper AstrumX

     
  • A

    prática da Gestão da Informação requer que a organização crie mecanismos eficazes que proporcionem tanto a produção dinâmica e contínua do conhecimento, como a oferta dos conhecimentos já existentes na empresa ou que possam ser buscados no ambiente externo.

    Quanto maior for o acesso e a utilização ao conhecimento existente, maior será a produção de novos conhecimentos, que se transformam em novos produtos e serviços, criando uma vantagem competitiva para o negócio da empresa.

    A Tecnologia da Informação revolucionou o mundo dos negócios, entretanto, a qualidade da informação depende do processamento eficiente dos dados coletados dos registros/documentos produzidos e recebidos no desempenho das atividades.

 

Vá além de simples soluções e ferramentas que o mercado pode lhe oferecer...

O que é o sistema de coleta AstrumX?

    Conjunto de informações sobre as competências, funções, atividades, registros (tipos documentais) dessas atividades e os seus requisitos (nível de citicidade, sigilo, nível de acesso, fluxo dentro da organização, prazo de guarda, indexadores, etc.

Para que serve?

    Para classificar e controlar os registros e atividades.

Qual objetivo?

    Produzir os instrumentos de Gestão Documental ( Plano de Calssificação, Tabela de Temporalidade e Manual de Tipologia).

Qual diferencial em usá-lo, o que ele faz que outro não faz?

    Permite a coleta das informações sobre os registros das instituições de forma descentralizada, permitindo, o mesmo trabalho, com um número menor de analistas documentais.

Se existe algum parecido ou próximo o que temos em caráter único?

    A Arquivologia e a Biblioteconomia não possui registros, nem conhecimento de nenhum sistema com o mesmo objetivo, nem mesmo próximo.

Vantagens do sistema (Regras de negócio)?

    Identificação das atribuições das instituições e seus registros (tipos documentais) via WEB e de forma descentralizada;
    Avaliação dos registros (tipos documentais) ;
    Elaboração dos instrumentos de Gestão Documental (Plano de Classificação, Tabela de Temporalidade e Manual de Tipologia) de forma automatizada; e
    Manutenção dos dados em uma base de dados com possibilidades alteração de forma simples e rápida tendo em vista a adequação às novas atividades ou registros (tipos documentais) da instituição. O que permite a atualização dos instrumentos de Gestão Documental automaticamente; e

Diferenciais sobre a concorrência focando a nossa especificidade.

    Garante a classificação e avaliação de registros (tipos documentais) de forma simples, em menos tempo, elaboração automática dos principais instrumentos de Gestão Documental e facilidade para revisão dos mesmos.

O que as empresas ganham?

    Tempo e custo de implementação de programas de Gestão Documental reduzido, controle dos requisitos dos registros (tipos documentais) de forma automática, possibilitando sua modificação de forma simplificada;
    Possibilidade de integração do sistema com sistemas de informação (ERP, ECM, etc.), exportando os requisitos dos registros para controle de acesso (sigilo), criticidade, indicadores, prazo de guarda, indexadores, fluxo de trabalho, etc.

Quanto tempo agilizamos com o seu uso?

    Aproximadamente 2 dois anos.

Existem possibilidades de ROI com o sistema?

    Sim, mas teríamos que calcular, seria o mesmo da implementação da Gestão Documental e mais a redução de custo de implementação.

O que a empresa ganha com o uso do sistema, tal como sua manutenção das Tipologias?

    Manutenção de uma base de dados com as suas atribuições e registros (tipos documentais) atualizável a qualquer momento, inclusive  com possibilidade de modificação apenas dos seus requisitos  (sigilo, criticidade, indicadores, prazo de guarda, indexadores, fluxo de trabalho, etc.).
     

 

O AstrumX foi construído utilizando Framework e API para desenvolvimento e integração, visando viabilizar componentes nativo para integração com aplicações e plataformas de terceiros, tais como: soluções de ECM e RM.

 

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