Gestão Documental (RM - Record Management)

As organizações devem estar preparadas para suportar o crescente volume e rapidez de circulação de informações e conhecimentos, implantando estruturas organizacionais e tecnológicas flexíveis.

A falta de gestão documental é um problema que atinge hoje quase a totalidade das organizações, com um agravante para o setor público, limitado em seu orçamento para inserir soluções tecnológicas adequadas em função do alto custo para implantação das mesmas.

As tecnologias atualmente disponíveis e que originalmente deveriam auxiliar o gerenciamento de documentos e, por conseguinte, da informação, de certa forma vêm atuando como agente complicador. Isso se deve às facilidades de uso dos recursos tecnológicos à disposição das instituições e dos próprios usuários para gerar e acumular documentos provenientes de fontes internas e externas.

O acúmulo de documentos nas instituições públicas, quando não tratado, torna-se um conjunto de informações irrelevantes e sem utilidade. A informação deve, por conceito, ser útil.

Na crença de que as informações são recursos estratégicos para o processo de tomada de decisão e que as empresas devem encontrar solução para esse problema, defende-se a necessidade de modernização tecnológica aliada às técnicas de Gestão Documental.

A implantação da gestão documental tem por finalidade:

Organizar de modo eficiente a produção, a administração, o gerenciamento, a manutenção e a destinação dos documentos;
Agilizar a eliminação de documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal, histórico ou científico;
Garantir o uso adequado da micrografia e de outras técnicas de gerenciamento eletrônico de documentos; e
Assegurar a preservação e o acesso aos documentos de caráter permanente, reconhecidos por seu valor histórico e científico.

A ISSX por meio de software próprio efetua a identificação e avaliação dos registros/tipos documentais produzidos e recebidos na execução das atividades da empresa, elabora os instrumentos de Gestão Documental, treina e implementa o Programa de Gestão de Documentos na Empresa.


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